Vedtægter for Hoved foreningen Ejby IF

Forord

Ejby IFs vedtægter

Ejby IF´s vedtægter indeholder bestemmelserne om foreningens formål, om medlemmernes rettigheder og pligter, om hvordan fællesskabet skal fungere, og om de retslige og økonomiske regler, som foreningen skal rette sig efter.
Det skal specielt nævnes, at foreningens medlemmer har stemmeret og er valgbare fra det fyldte 16 år. Forældrene har stemmeret på deres børns vegne til de er fyldt 16 år.
Ejby Idrætsforening er en overbygning på 8 klubber (afdelinger)
Afdelingerne, er delvist økonomisk autonome. Bl.a. foretages momsindberetningerne m.v. af hovedforeningen.

De nugældende vedtægterne er vedtaget den 16. Maj 1991 og ændret sidste gang den 19. Oktober 2009.

Vedtægter for Ejby Idrætsforening

Paragraffer

Kapitel 1: Navn og formål

§1. Foreningens navn er Ejby IdrætsForening (Ejby IF). Dens hjemsted er Ejby i Skovbo kommune.

§ 2. Foreningens formål er ved idræt og andet kulturelt virke at fremme det enkelte medlems og fællesskabets sundhed og trivsel.

Kapitel 2: Foreningens opbygning

§ 3. Foreningen består af de i bilag 1 nævnte afdelinger, en hovedbestyrelse og et forretningsudvalg.

Kapitel 3: Foreningens medlemmer

§ 4. Enhver borger, der kan godkende foreningens vedtægter, kan optages enten som aktiv eller som bidragydende medlem. Ved bidragydende medlemmer forstås instruktører, valgte medlemmer og passive medlemmer.

§ 5. Medlemsskab opnås normalt gennem afdelingerne. Medlemsskab oppebæres for én sæson ad gangen.

• Stk. 2. Medlemmerne betaler kontingent til afdelingerne. Kontingentet skal senest være betalt inden regnskabsårets afslutning.
• Stk. 3. Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for foreningen ud over kontingentforpligtelsen.

§ 6. Ethvert medlem er pligtig at rette sig efter regler fastsat af foreningen, afdelingerne eller udvalg.

• Stk. 2. Et medlem kan af afdelingernes bestyrelse udelukkes i et nærmere fastsat tidsrum. Eventuel udelukkelse kan indankes for hovedbestyrelsen.

Kapitel 4: Ejby IF´s Generalforsamling

§ 7. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i april måned. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel ved offentliggørelse på Ejby IFs hjemmeside og ved opslag på træningsstederne (beliggende i Ejby) med angivelse af dagsorden.

§ 8. Den ordinære generalforsamling afholdes med følgende dagsorden:

• Valg af stemmetællere
• Valg af dirigent
• Formanden fremlægger hovedbestyrelsens beretning til godkendelse
• Forelæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse
• Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for igangværende regnskabsår til godkendelse
• Forslag fra medlemmerne
• Valg af medlemmer til forretningsudvalget
• Valg af 2 suppleanter til forretningsudvalget
• Valg af én af de to revisorer samt dennes revisorsuppleant
• Eventuelt

§ 9. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal, når blot generalforsamlingen er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne, jfr. § 7.

• Stk. 2. Afgørelse på generalforsamlingen træffes ved almindeligt flertal, dog kræver vedtægtsændringer mindst 2/3 flertal.
• Stk. 3. Kun fremmødte medlemmer (jfr. dog § 4), der er fyldt 16 år senest den pågældende dag, og som ikke er i kontingentrestance, har stemmeret.
• Stk. 4. Forældre til børn/unge under 16 år har stemmeret på disses vegne.
• Stk. 5. Forslag fra medlemmerne der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
• Stk. 6. Der føres protokol over de vedtagne beslutninger.

§ 10. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når enten hovedbestyrelsen træffer beslutning herom, eller når mindst 15 medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom med angivelse af forslag, der ønskes behandlet.

• Stk. 2. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i lighed med den ordinære generalforsamling, jfr. § 7.

Kapitel 5: Regnskab

§ 11. Foreningens og afdelingernes regnskabsår går fra 1.1. til 31.12.

• Stk. 2. Regnskaberne skal føres i overensstemmelse med gældende lovgivning.
• Stk. 3. Foreningens regnskab revideres af 2 revisorer, som vælges skiftevis for en to-årig periode. Revisorsuppleanterne vælges ligeledes for en 2-årig periode. Foreningens revisorer reviderer også afdelingernes regnskaber.

§ 12. Senest 8 dage efter en afdelingsgeneralforsamling fremsendes det reviderede og godkendte regnskab til hovedkassereren, som indarbejder dette i foreningens samlede regnskab.

• Stk. 2. Hovedkassereren og revisorerne har til enhver tid ret til at kontrollere afdelingernes regnskaber og har pligt til at give fornøden vejledning.

§ 13. Foreningens reviderede regnskab tilsendes afdelingsformændene senest 8 dage før foreningens ordinære generalforsamling.

Kapitel 6: Forretningsudvalget

§ 14. Forretningsudvalget består af formanden, hovedkassereren og sekretæren samt en udpeget næstformand.

• Stk. 2. Det valgte forretningsudvalg vælges af generalforsamlingen for en to-årig periode. Formanden vælges på lige år, hovedkassereren og sekretæren på ulige år. Mindst een af disse skal være bosiddende i Skovbo kommune. Hovedbestyrelsen udpeger af sin midte en næstformand for en et-årig periode. Valgbare er personligt myndige personer.

§ 15. Foreningen tegnes af formanden i samarbejde med det øvrige forretningsudvalg.

• Stk. 2. Hovedkassereren varetager foreningens regnskabsmæssige opgaver såvel internt som over for externe myndigheder.
• Stk. 3. Sekretæren fører protokol over foreningens møder.
• Stk. 4. Forretningsudvalget forbereder foreningens møder.

§ 16. I tilfælde af varigt forfald blandt de valgte i forretningsudvalget indtræder en/begge suppleant(er) i forretningsudvalget. Hovedbestyrelsen konstituerer forretningsudvalget indtil førstkommende generalforsamling.

Kapitel 7: Hovedbestyrelsen

§ 17. Foreningen ledes af en hovedbestyrelse. Hovedbestyrelsen består af forretningsudvalget samt af en personlig myndig repræsentant fra hver afdeling udpeget af disse.

• Stk. 2. Til varetagelse af foreningens fælles udgifter betaler afdelingerne et kontingent pr. medlem. Hovedbestyrelsen fastsætter kontingentets størrelse.
• Stk. 3. Ansvaret for foreningens økonomi påhviler hovedbestyrelsen.
• Stk. 4. Hovedbestyrelsen har påtaleret over for afdelingernes budgetter.
• Stk. 5. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af hovedbestyrelsen.
• Stk. 6 Optagelse af lån og indgåelse af leasingkontrakter skal godkendes af hovedbestyrelsen med 2/3 flertal af hovedbestyrelsesmedlemmerne.
• Stk. 7. Hoved-/afdelingsbestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for de af foreningen/afdelingerne indgåede forpligtigelser, idet alene foreningen/afdelingerne hæfter med sin formue.

§ 18. Hovedbestyrelsen beslutter, hvilke organisationer foreningen tilslutter sig.

• Stk. 2. Hovedbestyrelsen udpeger et medlem til bestyrelsen for Skovbohallerne.
• Stk. 3. Til varetagelse af specifikke opgaver kan hovedbestyrelse nedsætte udvalg og arbejdsopgaver.

§ 19. Hovedbestyrelsen kan oprette og nedlægge afdelinger efter fornøden høring blandt medlemmerne.

§ 20. En afdeling kan modtage økonomisk støtte fra foreningen i to på hinanden følgende regnskabsår. Såfremt vedkommendes afdeling herefter ikke kan klare sig selvstændigt økonomisk, kan hovedbestyrelsen nedlægge afdelingen, jfr. § 19.

Kapitel 8: Afdelingerne

§ 21. Hver afdeling skal afholde en afdelingsgeneralforsamling senest 4 uger før Ejby IF´s ordinære generalforsamling, og den skal indvarsles senest 14 dage før.

• Stk. 2. Stemmeberettiget og valgbar er ethvert medlem, som ikke er i restance, og er fyldt 16 år. Formand og kasserer skal dog være personligt myndige.
• Stk. 3. På denne afdelingsgeneralforsamling vælges en afdelingsbestyrelse på mindst 3 medlemmer, samt 2 suppleanter. Med 3 medlemmer i afdelingsbestyrelsen vælges på lige årstal et medlem, og på ulige årstal 2 medlemmer. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær.

§ 22. Rammerne for afdelingsvedtægterne fastlægges af hovedbestyrelsen og forefindes som bilag 2.

§ 23. Afdelingerne tilslutter sig de organisationer, som afdelingsbestyrelserne finder nødvendigt.

§ 24. Kommunale tilskud tilfalder ubeskåret de afdelinger, hvis medlemmers alder berettiger tilskuddet.

§ 25. Hvis afdelingerne opløses, tilfalder afdelingernes formuer og rekvisitter Ejby IF, medmindre den enkelte afdeling er underkastet en anden organisations love og bestemmelser.

Kapitel 9: Særlige bestemmelser

§ 26. Fastlæggelse af generalforsamlingsdatoer skal foretages inden årets udgang.

§ 27. Hovedbestyrelsen fastlægger afstemningsregler for foreningen (bilag 3).

§ 28. Til opløsning af foreningen kræves 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger afholdt med to ugers mellemrum, eller ¾ af de stemmeberettigede medlemmers stemmer ved en urafstemning.

§ 29. Ved opløsning skal foreningens eventuelle formue anvendes til idrætslige eller kulturelle formål i Skovbo kommune.

§ 30 Overgangsordning: Regnskabsåret 1991 går fra 1. April og 1. Maj til 31. December for henholdsvis afdelingerne og foreningen.

Ovennævnte vedtægter er vedtaget på generalforsamlingen den 16. Maj 1991 og ændret sidste gang den 19. Oktober 2009 på en ekstraordinær generalforsamling

Bilag 1

Forenings- og adresseliste (skabelon)

Forretningsudvalget: Formand:
Næstformand:
Sekretær:
Kasserer:
Afdelingerne: Badminton: Formand og Kasserer
Bordtennis: Formand og Kasserer
Fodbold: Formand og Kasserer
Gymnastik: Formand og Kasserer
Håndbold: Formand og Kasserer
Folkedans: Formand og Kasserer
Skytter: Formand og Kasserer
Tennis: Formand og Kasserer
Evt. andre nye afdelinger, eller særlige repræsentanter
Repr. i Den Selvejende Institution Skovbohallerne
Revisorer og deres suppleanter
Suppleanter til forretningsudvalg
Klubhusudvalg:

Bilag 2

Rammer for afdelingsvedtægter.

§ 1. Afdelingens navn er:

§ 2. Afdelingerne er underlagt de generelle vedtægter for Ejby IF.

• Stk. 2. Afdelingerne kan oprette underafdelinger.

§ 3. Regler for medlemskab af afdelingerne skal som minimum indeholde bestemmelserne i kapitel 3 i foreningens vedtægter.

• Stk. 2. Indmeldelse sker skriftligt til de respektive afdelingers kasserere. Adresseændring meddeles til afdelingens kasserer senest 14 dage efter flytning.

§ 4. Afd.´en skal afholde en ordinær generalforsamling i henhold til foreningens kapitel 8.

• Stk. 2. Dagsorden for den ordinære afdelingsgeneralforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
  • 1. Valg af dirigent
  • 2. Afdelingsformandens beretning
  • 3. Afdelingskassereren fremlægger et af Ejby IF´s revisorer revideret regnskab til godkendelse.
  • 4. Afdelingskassereren fremlægger budgetforslag for det igangværende regnskabsår.
  • 5. Indkomne forslag.
  • 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer.
  • 7. Andre valg, herunder evt. kritiske revisorer.
  • 8. Eventuelt

§ 5. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling skal afholdes, når flertallet af afdelingsbestyrelsen finder det fornødent, eller når mindst ¼ af afdelingens medlemmer over 16 år stiller skriftligt krav herom med angivelse af forslag, der ønskes behandlet.

• Stk. 2. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i henhold til § 21 i foreningens vedtægter.

§ 6. Afdelingerne fastlægger retningslinier for kontingentbetalingen, dog jfr. § 5, stk. 2 i foreningens vedtægter.

§ 7. Ansvaret for afdelingens økonomi påhviler afdelingsbestyrelsen (dog jfr. foreningens § 17, stk. 4) og afdelingskassereren er ansvarlig for de regnskabsmæssige opgaver.

• Stk. 2. Afdelingens regnskab og budget fremsendes til foreningen senest 8 dage efter afdelingsgeneralforsamlingen.

§ 8. Afgørelse om opløsning af afdelingen træffes i henhold til foreningens vedtægter § 19.

• Stk. 2. Ved høring om opløsning af afdelingen kræves 2/3 flertal på to på hinanden følgende afdelingsgeneralforsamlinger afholdt med to ugers mellemrum.

Bilag 3

Afstemningsregler for foreningen

Bestyrelsesarbejde:

Pkt. 1. For at træffe bindende afgørelser skal der være mindst halvdelen af bestyrelsen til stede.
Pkt. 2. Normalt tilstræbes enighed.
Pkt. 3. Bestyrelsen afgør sagerne ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Pkt. 4. Under punktet eventuelt og punktet meddelelser kan der ikke foretages bindende afstemninger.

Generalforsamlingen:

Dirigenten er forhandlingsleder og fortolker vedtægter og andre bestemmelser.
Dirigenten behøver ikke at diskutere sine afgørelser eller sætte dem under afstemning.
Hvis generalforsamlingen er utilfreds med fremgangsmåden, kan der forlanges procedureforhandling.
Dirigenten vælger afstemningsmetoder dog under hensyn til nedenstående regler:

• På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindeligt stemmeflertal (over halvdelen), dog kræver vedtægtsændringer mindst 2/3 stemmeflertal for at blive vedtaget.
• Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Kun fremmødte stemmeberettigede medlemmer har stemmeret.
• Ved personvalg foretages der skriftlig afstemning, hvis der er mere end én kandidat til samme post.
• I tilfælde af stemmelighed ved øvrige sager kan dirigenten bestemme, at der bliver trukket lod eller, forslaget bortfalder.
• Skriftlig afstemning kan foretages efter ønske fremsat af medlemmerne

Bilag 4

Generelle beslutninger fra generalforsamlingerne.

1. Ejby IF´s farver er grønt og hvidt med grøn bundfarve i bluserne og hvid bundfarve i bukserne for både håndbold og fodbold. Det bør i øvrigt tilstræbes at dette farvevalg følges i foreningen.

2. Hovedbestyrelsen skal orienteres om ikke-sportslige arrangementer senest 3 måneder før afholdelsen.

3. Ejby IF´s hovedbestyrelse vælger 3 personer til et klubhusudvalg efter hver generalforsamling. Udvalget konstituerer sig med bl.a. formand og kasserer.

4. I klubhuset driver fodboldafdelingen en "tut" med ølsalg m.m. således, at udgifter, bestyrer og overskud hører til fodboldafdelingen, mens forretningsudvalget i Ejby IF har det formelle ansvar, herunder momsindbetalingerne.

5. Hovedbestyrelsen fordeler antallet af personer, som de enkelte afdelinger og forretningsudvalget kan deltage med ved Skovbohallernes generalforsamling. Fordelingen foretages efter antallet af aktive medlemmer i afdelingerne.

6. Gl.: Hvert år arrangerer forretningsudvalget sammen med halinspektøren et internt hal- og gymnastiksalsfordelingsmøde forud for timefordelingsmødet i Skovbohallerne. Forretningsudvalget koordinerer de tildelte timer i hallen.
Ny: Halinspektøren forestår den lokale halfordeling og meddeler Skovbohallernes bestyrelse om resultatet.

7. Referater af hovedbestyrelsens møder udsendes til bestyrelsens medlemmer hurtigst muligt efter mødet. Referater af generalforsamlinger i Ejby IF oplæses inden afslutningen af generalforsamlingen og underskrives af dirigent og referent.

8. Lederuddannelsestilskud fra kommunen og overskud fra sommerfester o.l. fordeles af hovedbestyrelsen, idet der ved fordelingen kan tages hensyn til antallet af ungdomsmedlemmer, (kursus)behov i den enkelte afdeling og tildelinger de nærmeste foregående år.

9. Lions Clubs pokal uddeles til en leder i foreningen af hovedbestyrelsen. Y-Mens Clubs pokal går uddelingsmæssigt på tur mellem afdelingerne.

10. I Ejbyhallen kan håndboldafdelingen drive cafeteriaet med lettere fødevaretilvirkning og salg; øl-, sodavand- og sliksalg således, at udgifter, bestyrer og overskud hører til håndboldafdelingen, mens forretningsudvalget i Ejby IF har det formelle ansvar, herunder momsindbetalingerne. (Endeligt formuleret af hovedbestyrelsen den 17/8-2000)